1. Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento, per le attività dell’app TOMMY IA – Archivista svolte sotto la propria responsabilità, è Condominio Servito S.r.l. Per domande o esercizio dei diritti privacy è possibile scrivere a [email protected]. L’eventuale qualificazione della società come responsabile del trattamento per conto di singoli condomìni dipende dai rispettivi incarichi e rapporti contrattuali.
2. Quali dati possono essere trattati
- Dati di contatto: numero di telefono, identificativo WhatsApp, nome visualizzato e dati indicati volontariamente dall’interessato.
- Dati di comunicazione: contenuto dei messaggi, allegati eventualmente inviati, date e orari, identificativi tecnici dei messaggi e stati di consegna o lettura messi a disposizione dalla piattaforma.
- Dati amministrativi e documentali: informazioni strettamente necessarie alla pratica gestita, quando un modulo documentale è effettivamente abilitato e l’uso è autorizzato.
- Dati tecnici: informazioni di sicurezza, log di sistema, indirizzi IP e dettagli delle richieste di accesso, nella misura necessaria a rendere disponibili e proteggere i servizi.
3. Finalità del trattamento
- Ricevere, classificare e gestire richieste operative e comunicazioni relative all’amministrazione condominiale.
- Fornire risposte o notifiche di servizio agli interlocutori autorizzati, anche mediante WhatsApp Business.
- Supportare l’organizzazione di documenti e pratiche, mantenendo controlli e conferme umane ove previsti dal processo.
- Garantire sicurezza, continuità operativa, tracciabilità degli accessi e prevenzione di abusi.
- Adempiere a obblighi legali, amministrativi e contabili applicabili.
4. Basi giuridiche
In base allo specifico rapporto e alla finalità, il trattamento può fondarsi sull’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR), sull’adempimento di obblighi di legge (lett. c), sul legittimo interesse a organizzare e proteggere il servizio e gestire comunicazioni pertinenti (lett. f), oppure sul consenso, quando richiesto dalla normativa (lett. a). Le comunicazioni promozionali non sono comprese nelle attività di servizio sopra descritte e richiedono una valutazione e una base giuridica specifiche.
5. Come vengono trattati i dati
Il trattamento può essere svolto con strumenti informatici, inclusi flussi di automazione n8n e sistemi di archiviazione autorizzati. Alcune attività possono prevedere elaborazioni automatiche e strumenti di intelligenza artificiale a supporto dell’operatore. L’eventuale utilizzo di tali strumenti non comporta, per il solo fatto di usarli, decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici sull’interessato.
Le funzionalità di analisi e archiviazione sono attivate secondo necessità operative e profili di autorizzazione. Non è richiesto di inviare tramite WhatsApp password, numeri completi di carte, credenziali bancarie o altri dati particolarmente delicati.
6. Destinatari e fornitori tecnici
Nei limiti delle funzioni attivate, i dati possono essere trattati dal personale autorizzato di Condominio Servito e da fornitori tecnologici necessari per comunicazioni, sicurezza, servizi cloud, posta elettronica e archiviazione. Fra le tecnologie impiegate nell’infrastruttura rientrano Meta/WhatsApp Business, Cloudflare, n8n e servizi informatici aziendali; ulteriori fornitori, come servizi di posta, archiviazione documentale e modelli di IA, intervengono soltanto quando coinvolti nello specifico flusso.
I dati non sono ceduti a terzi per finalità pubblicitarie autonome tramite questa pagina informativa.
7. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo
Alcuni fornitori possono trattare dati anche in Paesi esterni allo Spazio economico europeo. In tali circostanze si applicano, ove richiesti, i meccanismi previsti dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo o altre garanzie applicabili. Per conoscere il trasferimento pertinente a una specifica operazione puoi contattare il titolare.
8. Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario a gestire le comunicazioni e le pratiche, adempiere a obblighi legali e difendere eventuali diritti. La durata varia in funzione del tipo di documento, del rapporto amministrativo e degli obblighi applicabili; i dati tecnici e i log sono soggetti a criteri di minimizzazione e conservazione proporzionati. È possibile richiedere informazioni sui tempi applicati a una specifica categoria di dati scrivendo al contatto indicato.
9. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Le richieste possono essere inviate a [email protected]. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Per una procedura operativa di cancellazione, consulta Eliminazione dei dati.
10. Questo sito informativo
Le presenti pagine sono statiche: non includono moduli di contatto, sistemi di profilazione o strumenti di analisi pubblicitaria incorporati. Il fornitore dell’infrastruttura web può trattare dati tecnici necessari alla pubblicazione, all’instradamento delle richieste e alla sicurezza.
11. Modifiche
L’informativa viene aggiornata quando cambiano le funzionalità effettivamente operative, le finalità o i fornitori essenziali. La data della versione è indicata all’inizio del documento.
Condominio Servito S.r.l. — [email protected]